皆様、こんばんは。
おーしーです。
さて、突然ですが「エクセルで数値を合計するために使う関数は何？」と質問されたら、皆様が最初に思い浮かべるのは何でしょうか？
やはり王道のSUM関数ですかね。
では、それ以外にはどんな関数が思い浮かびますか？
表の中から条件に合致するものを集計するSUMIF、SUMIFS関数とかもありますね。
あとは、SUM関数と近いものでSUBTOTAL関数もあったりと、一口に合計といっても色々な合計するための関数があり、奥が深い世界なのかなぁと思います。
本記事では条件付きという部分は一旦忘れ、シンプルに合計するための関数である、SUM関数とSUBTOTAL関数について掘り下げていきます。
Contents
SUM関数
さて、それではSUM関数からです。
皆さん一度は使ったことありますよね。
例えば使うとしたら、下表のような感じですかね。
こんな感じで、セルE8とセルE12、セルE14でSUM関数を使って、各支店の販売個数を集計しています。
数式の作り方
SUM(合計したい範囲)、SUM(セル1,セル2,セル3)
という数式で、合計したい範囲か、合計したい個別のセルをカンマで区切ってカッコ内に入力することで、数値を合計することができます。
また、複数範囲を選択することもでき、その場合は
SUM(合計したい範囲1,合計したい範囲2)
という数式で、合計したい範囲をカンマで区切って入力することで、複数範囲の集計が可能となります。
SUM関数のちょっとイケてない点
ただ、この数式の欠点は、上表のような場合に黄色でハイライトしている総合計部分をSUMで表現しようとすると、個別のセルか複数の範囲を入力する必要があります。
別にこれでも良いと言えば良いのですが、シンプルに上から下までを範囲として選ぶのと、1つずつ選んだり、いくつか区切って選ぶのとでは、オペミスを起こす危険性が全く違うと思うのです。
ミスをなくすためには、作業はできるだけシンプルにすべきですし、作業工数(この場合はセルを選ぶという行為)をできる限り少なくするべきだと思います。
では、どうすればそのようにできるのでしょうか？(そもそもこの表の作り自体がイケてないから直す、というのはなしです。笑)
そこで登場するのがSUBTOTALです。
SUBTOTAL関数
さて、SUBTOTAL関数をそんなに使ったことがないという方も多いのではないかと思うのですが、皆様いかがでしょう？
では、先ほどの表をSUBTOTAL関数で表現したいと思います。
先ほどSUM関数で表現していた部分をSUBTOTAL関数に置き換えています。
では数式はどんな作りをしているのでしょうか。
数式の作り方
SUBTOTAL(集計方法,集計範囲)
という数式で表現されます。(この集計範囲については、SUM関数と同じように入力すればOKです。)
この集計方法というのが少しくせ者なのですが、慣れるとすごく便利です。
その集計方法は下表のように数字を入力することで表現されます。
例えば、今回のように対象範囲の合計値を求めたい場合は、SUBTOTAL(9,合計範囲)と入力します。
私の場合、よく使うのは1とか９ですかね。
SUBTOTAL関数の便利なところ
この関数の良いところは、主に2点でしょうか。
SUM関数をもうちょっと便利にしたような感じの関数です。
対象範囲内にSUBTOTAL関数のセルがあると集計対象から除外してくれる
下表をご覧ください。
総合計の部分で、セルE5～E12を対象範囲として選択しておりますが、対象範囲内のSUBTOTAL関数で表現されているセルE8とセルE12は集計対象から無視されています。(SUM関数などで表現されている場合は集計対象とみなされるので注意してください。)
よって、シンプルに上から下まで集計範囲を選べば重複なく総合計を集計できるというわけです。
非表示にした部分は集計対象から除外してくれる
先ほどお見せしていた表にフィルターをかけてみて「東京支店」でソートしてみました。
そうすると非表示になった神奈川支店の分は自動で集計対象から除外してくれました。
SUM関数だと非表示にしたとしても集計対象としては含まれたままなので、意外と便利な部分だなぁと思います。
*ちなみに今回のように縦の集計ではなく、横の集計の場合は集計対象が非表示になったとしても、集計対象として含まれたままなのでご注意を。
単純に集計してくれる関数ではあるものの、SUM関数よりちょっと気が利いた感じで、意外と使い勝手が良い関数なのではないかと思います。
まとめ
さて、本日はSUM関数とSUBTOTAL関数を紹介させていただきましたが、いかがでしたか？
意外とSUBTOTAL関数って便利かも、という気がしてきませんか？笑
実際、冗談抜きで使い方によってはオペミスをなくすために便利な関数なのではないかと思っておりますので、皆様もふとした時にSUBTOTAL関数を使ってあげてみてください。
本記事が少しでも皆様の参考になれば幸いです。
お読みいただきありがとうございました。
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